助理/秘书/文员/职位秘辛

当你觉得迷茫的时候,你抬头看看身边的生活的强者,自然能找到奋斗的目标。

行政工作

第一:不要忘记事情!!!

以我为例:我经常脑袋内部自动排序,只记得比较重要的事情,当然是我脑袋里面认为比较重要的事情,然后领导交代的小事情被我忘记了,就导致整个场面很难看。

作为行政来说,对我而言一些小小的事情,但是对员工来说,他发邮件问你什么时候放假,这些都对他很重要的。及时回复他,可以方便他订票回家。忘记回复,他比较难过咧。领导交代的事情,及时记录下来,我们领导是个完美主义者,他提醒都是小的细节,当然我每次忘记按他提示修改的时候,都是作业交到公司,被其他部门嫌弃和吐槽的时候。行政要对接公司其他部门的杂事、前台、部门的所有员工,我的话,七七八八加起来接触250余人,上个厕所都会被委托个与部门有关系的事情,一定要逼自己记的这些其实和自己没啥关系的委托!忘记就会影响别人对自己的信赖咯。而信赖对新人行政而言太TM重要咯。 

第二:上班不要迟到。

虽然我们是行政,做着非常平凡的工作,但是我们也要敬业啊,不要让其他岗位的人,觉得我们懒惰,上班不积极,有我们没有我们都行。其实行政也是个很牛叉的职位好吧。我都快锻炼成女超人了。要热爱和尊重这个职位。 

第三:做事情要及时。

邮件及时回复,文件及时交给相关领导、部门,需要寄出去的快递尽快寄出去,需要联系的人尽快联系。行政不适合有拖延症的人,适合完不成工作就抓狂的强迫症患者。

 

第四:让所有人喜欢自己基本是不可能的,所以只要领导喜欢自己,其他人不讨厌自己就好了。

大家都不好相处,这个年代,每个人都有脾气的,想想就烦躁,难道让我对每个人的委托都ok,笑嘻嘻的答应啊,我也才拿着一点点薪水而已啊。所以拒绝不太相关的事情。高高挂起,是行政必修的一门学问。当然此时会说:你去问问我们领导可不可以咯。再扯点其他无关紧要的事情就好了。关于让领导喜欢自己这点,╮(╯▽╰)╭。我觉得我做得很不好。但是还好我们领导人都不错。我觉得积极努力的完成工作,稍微揣度下老板的心思。其实就是老板交代的工作问清楚,然后优先、准确、快速的完成。就差不多了。 

第五:干净得体的穿着和打扮。

这个仁者见仁智者见智咯,但有一点,就是看看办公室的其他人咋穿,是休闲是时尚还是啥。也要看是否需要接待。嗯。优秀的行政需要保持体型体态,笑容甜美。略有两套可以见客(高级客户)的衣服是必须的。此处掩面,哭泣,高呼我在减肥预备中。

第六:真心的热爱这份工作、尊重所有的同事,努力完善工作中的不足。

人无完人,当你的错误翻第一次可以被原谅,第二次领导可以选择翻页。但第三次犯的时候,那就是愚蠢了。做好记录工作,列出自己容易出错的地方。好好改善。是热爱这个工作的最大象征。 

第七:与人相处的艺术,与其他部门,其他领导,我们要做的就是不要得罪人。

与人相处,毕竟精力有限,不可能能完美的处理,在做事的时候记得我要顺利完成这个事情,也不能让其他人不爽。让相关的人都能感到舒适。 

                   

助理/秘书/文员发展史

角色理论的发展,为人类的行为研究提供了一个新的概念性图式,它主要依据社会地位,及社会权利与义务的等核心特征的不同,对人们的社会行为进行归类化,从而把人们所扮演的形形色色的社会角色区分开来。依靠这种概念性图式,可以为对行政人员的研究提供另外一种思路。正是基于公共行政领域化的前提,行政人员的角色才得以发展。再就是,行政人员的角色既是一种群体角色,而最终又必然要落实到行政人员的个体层面,通过个体的角色扮演形式表现出来。在公共行政的职业生活中,行政人员作为一个独立的职业群体,担负着社会治理的重责,受制于严格的职业规范的约束,追求着一种不同于普通人的职业化生活,并创造了近代社会辉煌的治理文明。但是,行政人员的角色毕竟是在近代社会中才产生出来的,是一个历史的社会发展概念,它必然由人的现实需求与社会期望的历史性变化所催生。而行政人员正是通过其规范化的角色行为而承担起相应的社会责任,才与更大范围的社会成员建立起普遍化的联系。
  在前公共行政时期,虽然公共行政还未发展成一个拥有独立追求的职业领域,但已经有了相关的行政管理事务,这就要求一部分人从原来的工作中分出部分精力来兼顾到行政事务的管理。但这时的行政管理者由于身兼数职,尚达不到专业化的水准,也没有相应的专业化意识,主要以身分的形式参与到社会治理的事务中。或者说,在传统社会的领域混沌状态下,是无所谓角色的问题的,然而,这并不意味着当时的人们没有社会生活,也不意味着没有社会治理事务。历史的真实情况是,在传统社会中,人们已经开始以身分的形式参与到社会生活之中。身分是不同于角色的,它主要以血缘、亲属等先在性的因素为核心特征,根源于人际交往中的家族纽带,并据此造成了传统社会中普遍的人身依附与专制统治。因此,在传统社会中,行政官吏也经常地陷入依附性与自主性的身分困境之中难以自拔,而近代契约的发展则为走出这种困境提供了一条发展出路。
  在近代社会,随着社会交换活动的不断扩大,契约所蕴涵的自由、平等精神也呈现出泛化的状态,这就极大地促进了市民社会与公民国家的发展,而角色也取代传统的身分成为人们参与社会生活的主要形式。角色总是会突出科学化与专业化的要求,从而促进了社会生产力的迅速提高,大大地推进了社会的发展与进步。在迅速分化的社会中,社会治理中的领域化特征也愈加明显,这就是公共行政的职业化,即它不仅是管理的,而且是公共的,其促成领域化发展的过程也就是科学化的过程。同时,作为一个专业的职业角色扮演者,行政人员虽然有着自己独特的专业化追求,但却不能有丝毫的任意性行为。其原因就在于,为了确保行政人员角色行为的一致性与高效性,社会治理领域已确立起严密的规则体系,甚至实现了从私人生活、职业生活到公共生活全面的规则化。因而,行政人员的角色行为也体现出强烈的规则主义倾向,具有高度的制式化特征,也所以能够承担起诸般繁杂的社会治理责任。
  在历史发展的视野中,行政人员角色的出现体现着一种深刻的历史意义。在从传统社会走向近代社会的过程中,市场在人类生活中的重要性日益突出,不仅直接导致了大工业生产时代的来临,而且据此产生了以"市"为基础的"城",开始有了市民生活,成为理解近代文明的关键。与此相应的,权力的主导地位被推翻,用于限制权力恣意行使的规则得以大量地涌现,管理效率也逐渐替代统治秩序成为社会的价值追求,人们开始以独立的职业角色取代依附性的身分而在专业领域中发挥着自己独特的社会作用。然而,在行政人员角色化的过程中也暗含着许多严重的问题,如政治中立的局限,理性主义的局限,以及管理主义的局限等。这就严重地扼杀了人们刚刚成长起来的自主性,在祛除价值巫魅的追求中,最终滑向了理性极端化的深渊。而如今,各种社会迹象表明,正在步入一个高复杂性、高不确定性的后工业化时代。同时,社会的发展也要求进行一场彻底的变革,恢复被湮灭的人的主体性,实现人的自由而全面的发展。因此,为了顺应全面而自由的人类发展要求,为了应付频发的社会危机,达到社会良好治理的局面,唯有进行一场公共管理的治理模式变革,进一步地发展行政人员的角色。
  如果说,行政人员职业角色的出现与发展曾经适应了社会发展的时代需求,那么,随着社会的发展与变化,为了适应变化了的社会需求,行政人员的职业角色也必然要确立起新时期的发展目标,寻求与把握新的发展契机。应该指出的是,在治理模式创新的视角下,官僚制的弊病既是旧时代终结的象征,也是超越官僚制取得新发展的机遇,而组织变革中对环境适应能力增强的要求,都将为纠治行政人员普遍的角色失范行为提供一块全新的试验田。有理由相信,在走向合作治理的未来时,行政人员的职业角色将会得到更为完善的发展。与此相应地,在社会治理领域将发生一次重要的转型,而行政人员也将进一步成长为有伦理自觉性的公共管理者,并将结合中国特色的服务型政府建设诉求,专注于服务的价值追求,致力于自身服务能力的不断提高与负责任行政的实现。而在这次从科学定位的行政人员角色到伦理定位的公共管理者角色的转变中,唯有以足够的前瞻性去努力地用未来拖动现在的发展,才能积极地引导管理角色朝向伦理角色的方向发展。